(一)总则：
　　1．为加强公司的财务工作和经营管理以及提高经济效益，特制定本规定。
　　2．公司财务部门的职能是：
　　1〉认真贯彻执行国家有关的财务管理制度，遵守《会计法》、《公司法》及集团公司章程；
　　2〉建立健全财务管理的各种财务管理制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律；
　　3〉积极为经营管理服务，促进公司取得较好的经济效益；
　　4〉编制信贷计划，积极筹措资金；加强应收款管理，搞好资金回笼；厉行节约，合理使用资金；
　　5〉合理分配公司收入，及时完成需要上缴的税收及管理费用；
　　6〉及时报送各种报表，主动配合财政、税务、银行等有关部门了解、检查财务工作；
　　7〉办理公司交给的其他工作。
　　3．公司财务部由经理兼总会计师，下设主管会计、会计、出纳、记帐员。

　　(二)岗位职责制度：
　　1．财务经理兼总会计师负责公司的下列工作：
　　1〉编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划；拟定资金筹措和使用方案，开辟财源，有效的使用资金；
　　2〉进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促本公司有关部门降低消费、节约开支、提高经济效益；
　　3〉建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析；定期检查分析公司财务收支、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向总经理提出合理化建议，当好参谋助手；
　　4〉审核公司原始凭证的真实性、合法性、合理性、规范公司的经济行为；
　　5〉完成总经理交办的其他工作。

　　2．主管会计的工作职责：
　　1〉编制和报送各种报表；
　　2〉办理信贷手续；
　　3〉办理工商、税务、信贷的年检工作；
　　4〉负责往来帐款的核对，及时收取应收帐款；
　　5〉负责公司的发票管理工作和档案保管工作；
　　6〉当好财务部经理的助手，完成财务经理交办的其他工作。

　　3．财务处出纳的工作职责：
　　1〉认真执行现金管理制度；
　　2〉严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不得坐支现金，不得白条抵库；
　　3〉严格审核收支凭证，加强支票管理，严格支票使用手续；
　　4〉积极配合银行做好对帐、报帐工作，及时编制银行余额调节表；
　　5〉配合会计做好各种帐务处理；
　　6〉完成总经理交办的其他工作。

　　4．财务处记帐员的工作职责：
　　1〉认真审核记帐凭证的科目运用是否恰当；
　　2〉审核所附原始凭证的准确性，是否符合有关规定，是否有不合法、不合理的收支凭证，发现问题及时向财务经理汇报处理；
　　3〉及时完成帐簿的登记工作；
　　4〉打印、装订凭证和帐簿，完成会计资料的归档工作；
　　5〉负责有关帐务的查询工作；
　　6〉完成财务经理交办的其他事务。

　　(三)财务管理制度：
　　1．事业部（分公司）承揽工程必须经公司承揽，一切收入款项必须拨入公司帐户，经总经理批准按公司统一规定分包给事业部（公司）。分公司实行独立核算，自负盈亏，税金由公司代扣。
　　2．各项目负责人在任职期间，应实行抵押或协议的方式对项目部的经济活动负责，抵押物及协议由公司根据具体情况制定，以个人不动产抵押的必须经有关部门登记、公证。
　　3．公司实行合并报表及年度审计，每月27日是公司的结帐日期，一年一度的审计工作由公司统一安排。
　　财务人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记帐凭证，会计、出纳、记帐员都必须在记帐凭证上签字，所购材料物资必须经保管员办理出入库手续。
　　4．财务人员应对本公司实行会计监督，对不真实、不合法的原始凭证不予受理；对不准确、不完整的原始凭证予以退回，要求更正、补充。
　　5．财务人员应会同有关人员定期进行财务清查，保证帐簿记录与实物、款项相符。发现问题应及时写出书面报告，并请求查明，做出处理。
　　6．财务人员调动工作或离职，必须与接管人员办理交接手续，并有专人监交。
　　7．公司必须按会计制度和税法规定提取福利费、教育经费、折旧等，发生的医药费、赞助费、罚款等按规定列支，不得列支成本，超支的招待费由本单位自有资金列支。
　　8．公司的工资、奖金按不超过产值25％的工资含量(在税务政策不变的前提下)列支成本，超出部分按税法规定缴纳所得税。
　　9．未经公司同意不得滥发奖金，对发放的工资、奖金按税务规定应缴纳个人所得税的，由本公司代扣，个人负担。
　　10．各部室（事业部、分公司）不得私自设立帐户，不得坐支任何收入款项，不得签发空头支票。
　　11．公司根据利润总额，先弥补前年度亏损，再按规定计提企业所得税，按公司章程规定提取盈余公积金、公益金后，再进行分配，其分配方案由各公司总经理进行拟定，报公司总裁审议决定。
　　12．公司对各分公司、事业部的闲置资金，在不影响分公司使用的前提下进行调配，需长期使用时，经公司经理同意，办理借款手续，实行有偿使用，使用单位按同期银行贷款利率计算并支付利息。

　　(四)支票、汇票、发票管理制度：
　　1．公司支票由出纳员保管，支票使用时必须有“支票领用单”，经主要负责人签字，然后按批准金额封头，填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查。
　　2．支票使用后凭支票存根，原始凭证由经手人签字、会计核对(购置物品由保管员签字)、负责人审批，填写金额要无误，完成后交出纳人员。原领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。
　　3．支票使用后未交回存根，财务人员月底清帐时凭“支票领用单”转应收款，发工资时从工资中扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣，直至领用人完成报帐手续。

　　(五)现金管理制度：
　　l．现金使用范围：
　　1〉职工工资、津贴、奖金；
　　2〉个人劳务报酬；
　　3〉差旅费；  ，
　　4〉职工生活费；
　　5〉1000元以下的零星开支。

　　2．支付1000元以上款项，应以支票或汇票支付，确需用现金支付的，应经负责人批准、主管会计审核后支付现金。
　　3．公司业务人员需支用现金时，必须填制“现金使用审批单”由总经理审批、财务经理签字后支取；使用后由经手人签字，总经理核批，财务经理审查后入帐。
　　4．各项目提取现金时，必须由项目负责人填制凭证并签字后，由分公司（事业部）出纳到财务部办理取款手续。
　　5．一切开支的单据，必须在三日内到财务部办理结算，否则一律不给予报销。特殊单据的费用超过三百元，须经当事人两人证明方可报销。
　　6出纳员应当建立健全现金帐目，逐笔记载现金收付。帐目应当日清月结，每日清点，帐款相符。

　　（六)会计档案管理制度：
　　1．凡是公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其它有保存价值的资料，均应归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由公司财务部保管一年，期满后，由财务部编制移交清册，移交公司档案室统一保管。
　　2．财务部和档案室的财务档案不得携带外出，如有特殊需要，经财务负责人批准，可以提供查阅或者复印，并办理登记手续。查阅或者复印财务档案的人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。未经批准不得私自翻阅。

　　(七)福利报销制度：
　　1．享受探亲条件的职工(职工与配偶能够在公休日团聚的除外)探望配偶的每年给假一次，假期为30天；探望外地父母的未婚职工每年给假一次，假期为10天，已婚职工每四年(自结婚之日起)给假一次，假期为20天(以上探亲假是在家住的天数加路程的天数)。
　　2．职工结婚假期为2周，职工直系亲属丧亡给假3天，职工产假为90天。
　　3．职工在享受以上假期前必须提前办理手续，经部门负责人同意，报公
　　司公司经理审批后方可休假，并办理好工作移交手续。
　　4．职工探亲休假期满，必须按时回公司上班，超期时间按旷工处理。
　　5．职工探亲休假期间的工资按基本工资发放，探亲职工报销往返车票(硬席)，探亲期间的其它费用自理。

　　(八)处罚制度：
　　1．出现下列情况之一者，对财务人员予以警告并处本人工资3倍以下罚款：
　　1〉超出规定范围、限额使用现金或超出核定库存现金金额留存现金；
　　2〉用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金；
　　3〉未经批准，擅自挪用或借用他人资金或支付款项；
　　4〉利用帐户替他人或其他单位套取现金；
　　5〉未经批准或未按批准的坐支范围和限额坐支现金；
　　6〉保留帐外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行；
　　7〉违反本规定条款认定应予处罚的。
　　2．出现下列情况之一者，对财务人员应予解聘：
　　1〉违反财务制度，造成财务工作严重混乱；
　　2〉拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料；
　　3〉伪造、变造、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿；
　　4〉利用职务之便非法占有或虚报冒领骗取公司财物；
　　5〉弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项；
　　6〉在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失；
　　7〉有其它渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。
　　3．为维护公司整体形象，各部室负责人及经办人违反规定，除由有关部门根据有关规定进行处罚外，由公司对财务室负责人及经办人给予罚款：
　　1〉财务室、分公司不按规定收取款项，私立帐户擅自支取收入款项坐支使用，按情节轻重每出现一次给予负责人及经办人5000元以上罚款；
　　2〉各部室、分公司不按规定使用资金，开出空头支票，除由银行等有关部门处罚外，由公司对负责人及经办人处以每次1000元以上罚款；
　　3〉财务室、分公司领用支票不按规定注销登记，每出现一次对负责人及经办人给予500元以上罚款；
　　4〉财务室、分公司不按规定使用、保管发票；丢失、借用或拆页，除由税务部门按《发票管理规定》处罚外，对负责人及经办人处每次5000元罚款；
　　5〉财务室、分公司不按规定及时报表，对当事人处每次500元罚款；
　　6〉财务室、分公司不按规定分配资金，滥发奖金和红利，按所发金额的50％给予罚款；
　　7〉财务室、分公司负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责，财务室、分公司负责人授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证、会计帐簿，编制虚假财务会计报告或者隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告，除按《会计法》规定承担法律责任外，由公司对其处以5000元以上罚款；
　　8〉其它违反规定应予处罚的由公司根据情节给予处罚。

　　十、行政办公室管理 　　办公室工作是公司的窗口，是关系到公司整个工作上请下达的重要环节，为了使办公室的工作真正达到服务、协调、高效的目的，更好地发挥好办公室工作的职能，特制定本工作管理制度。

　　(一)请示报告制度：
　　1．向总经理报告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情况，同时请示及时处理的意见。
　　2．及时报告上级的文件、电话通知和交办的急事，并根据领导的批示意见，及时有效地处理好这些工作。
　　3．对突发的紧急事件，立即请示报告，并根据领导批示意见立即办妥，事后汇报办理情况。
　　4．对有争议的工作和事情而决定不下，应请示报告，在取得领导明确批示意见后，即开展工作。

　　(二)文件的起草、校对、审批、传阅制度：
　　1．公司的重要文件由秘书起草，编好文件编号、标明拟发单位(人)、印制份数，呈报总经理审批后，交付打印，并在校对无误后，交由档案员上报下发，同时做好登记。
　　2．各部门起草的文件，经由秘书审阅，呈报主管领导或总经理审批后，交付打印，由档案员上报下发，同时做好登记。
　　3．上级来文，由秘书进行登记，并填好文件传阅审批单，呈报总经理阅批。同时根据总经理批示的意见进行传阅、督办、并做好文件的回收、转存。

　　(三)印信管理制度：
　　1．印信的种类：公司印章、部门章、总经理名章、总裁名章。
　　2．印信的使用规定：对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司印章。如需要，还应加盖总经理名章或总裁名章；各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时加盖部门章。
　　3．印信盖用：文件需用印，经核准后连同经审核的文件稿等交监印人用印。
　　4．各种印信由监印人负责保管，印章因公外出使用，做好登记备案，如有遗失或误用，由监印人全权负责。
　　5．监印人对未经核准的文件等，不得擅自用印。
　　6．印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。
　　7．禁止携带有印鉴的空白信件。
　　8．开启和报废印鉴，均须按有关规定正式行文，由办公室统一承办。

　　(四)保密制度：
　　1．为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
　　2．公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定在一定时间内只限一定的人员知悉的事项。
　　3．公司附属机构及职员都有保守公司秘密的义务。
　　4．公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。
　　5．公司秘密包括的事项：
　　1〉公司重大决策中的秘密事项；
　　2〉公司尚未讨诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；
　　3〉公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪录；
　　4〉公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；
　　5〉公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；
　　6〉公司职员人事档案、工资性、劳务性收入资料；
　　7〉经公司确定应当保密的其他事项。
　　6．保密措施：
　　1〉属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司档案员负责执行；
　　2〉非经总经理批准，不得复制和摘抄；
　　3〉在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的应经总经理批准；
　　4〉不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；不准在公共场所谈论公司秘密；不准通过其它方式传递公司秘密。
　　7．责任与处罚：
　　出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资30元以上500元以下：
　　1〉泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
　　2〉违反本制度第6条规定的秘密内容的；
　　3〉已泄露公司秘密但采取补救措施的；
　　出现下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：
　　1〉故意或过失泄露秘密，造成严重，后果或重大经济损失；
　　2〉为他人窍取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
　　3〉利用职权强制他人违反保密规定的。

　　(五)会议管理制度：
　　1．开会准备：
　　1〉拟定会议内容、目的、归纳会议事项与要点；
　　2〉决定会议的方式，如出席人员、会场、时间等；
　　3〉会场准备。如会议横幅、扩音设备、桌椅等。
　　2．主持会议须知。
　　3．参加会议人员需知。
　　4．列席参加公司的例会或行政领导办公会时应做好会议的记录，需形成会议纪要的做好有关覆行手续。

　　(六)考勤及请消假制度：
　　1．公司机关人员应自觉遵守组织纪律，严格上下班打卡制度。如遇特殊情况未能按时打卡，应在次日由部门负责人出具证明并签字，再由办公室签字后方予补勤。否则视同迟到或早退处理。
　　2．公司机关人员有事请假，需写出请假条，经批准后方可休假。否则视同旷工处理。请假在半天之内，经部门负责人签批；一天之内经分管经理批准；一天以上需经总经理批准。并在休假后及时向签批领导消假。
　　3．考勤管理规定
　　第一条  为加强公司职员考勤管理，特制定本规定。
　　第二条  本规定适用于公司全体职员。
　　第三条  职员正常工作时间为上午8时30分至11时，下午1时30分至5时，每周六下午不上班，因季节变化需调整工作时间时由办公室另行通知。
　　第四条  公司职员一律实行上下班打卡登记制度。
　　第五条  所有职员上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记过一次的处分。
　　第六条  公司每天安排人员监督员工上下班打卡，并负责将员工出勤情况报告值班领导，由值班领导报至人力资源部，人力资源部据此核发全勤奖金及填报员工考核表。
　　第七条  所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。
　　第八条  上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处，超过30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30分钟者按旷工半天论处。
　　第九条  员工外出办理业务前须向本部门负责人(或其授权人)申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。
　　第十条  上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖，并给予警告一次的处分。
　　第十一条  员工一个月内迟到、早退累计达三次者扣发全勤奖50%，达五次者扣发100%全勤奖，并给予一次警告处分。
　　第十二条  员工无故旷工半日者，扣发当月全勤奖，并给予一次警告处分，每月累计三天旷工者，扣除当月工资，并给予记过一次处分，无故旷工达一个星期以上者，给予除名处理。
　　第十三条  职工因公出差，须事先填写出差登记表，副经理以下人员由部门经理批准；各部门经理出差由主管领导批准；高层管理人员出差须报经总裁批准；工作紧急无法请假时，须在总经理办公室备案，到达出差地后应及时与公司取得联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并交至人力资源部备案。凡过期或未填写出差登记表者不再补发全勤奖，不予报销出差费用，特殊情况须报总经理审批。
　　第十四条  当月全勤者，获得全勤奖金XX元。

　　(七)接待管理制度：
　　1．做好来宾的接待工作，应做到文明、礼貌、热情并向接待领导做好引见工作。
　　2．公司招待就餐原则上在酒店。到酒店就餐，必须到办公室开派餐单方可。如遇特殊情况需外出就餐，必须经总经理批准后方可，并于次日向总经理报帐签字。
　　3．办公室每月汇总酒店的就餐明细，报总经理审阅，严格控制好招待费的开支。

　　(八)通讯费用管理制度：
　　公司通讯费用每月由办公室负责到电信局对帐结算。尔后报总经理审阅签字后方可报销。
　　总经理的手机费用按实报销。中层以上干部的手机费用按每月300元包干使用，节支归公司所有，超支部分按每季度的考核从本人的工资中抵扣。

　　(九)打字复印及印刷品的管理制度：
　　1．公司各部门的微机、复印机的日常耗材由各部门各办公室提供使用明细，经办公室报总经理审批后统一购买发放，发放时由领用人签字。办公室微机管理员建立每台机器耗材的使用数量及价值回收台帐，并必须做到帐物相符。
　　2．公司各部门使用的印刷品、部门负责人提报规格明细和数量，经办公室报总经理审批后统一印刷，均由档案室进行登记入帐，并负责管理发放，属公司的列管理费，属下属单位的列施工费用。档案室对印刷品的管理必须做到帐物相符。

　　(十)办公用品的购置与发放管理制度：
　　1、公司所有办公用品的购置都必须经总经理审批后方可购置。
　　2．低值易耗办公用品各部门每月初应向办公室提报所购物品的明细，办公室将根据库存情况，上报审批后统一购置。
　　3．固定资产的购置，经审批购买后，办公室统一登记入帐，交由需用人使用。使用人应加以爱护和妥善保管，不得丢失和无故损坏，发现上述情况，将由使用人进行赔偿，赔偿金额按所丢失或损失物品的净值计算。
　　4．低值易耗品的发放，办公室应做好发放登记，并做到帐物相符。

　　(十一)档案管理制度：
　　l．档案的分类：
　　施工技术档案、财务档案、人事档案、机械设备物资档案、工程决算与工程合同档案、图集、图书、音像照片档案、文书档案、其他档案。
　　2．档案资料的立卷归档：
　　1〉立卷归档要求书写工整、字迹清晰、卷面整洁干净、严禁乱涂乱画；
　　2〉归档的原始记录签证应真实、齐全，日期、部位明确，严禁事后增减或涂改，使用复印件时，应注明原件存放处，以备查询；
　　3〉档案管理人员要根据工作需要，编制目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集的各种参考资料，以便于查阅。要定期检查档案存放状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或，作其他技术处理，机密文件、资料归档要注意保密，并采取专门的保密措施，专门保管。
　　3．档案资料的立卷归档的时限：
　　1〉文书文件等类档案资料每年内归档一次；
　　2〉财务档案每年归档一次；
　　3〉施工技术档案，质量体系运行管理资料在工程竣工验收后12日内完成归档工作。
　　4〉工程经济档案，在每项工程竣工验收后，半年内，完成归档工作。
　　5〉公司人事档案、职工技术、职工劳资、社会保险及车辆档案每年度内整理归档一次；
　　6〉质量安全资料档案每年度内整理归档一次；
　　7〉公司大型机械设备档案每年度内整理归档一次。
　　4．档案的查阅与借用：
　　1〉档案归档后，需查阅或借用时，必须经专业部门的负责人办理查阅或借用手续，并由档案员做好登记，否则任何人无权查阅或借用；
　　2〉凡属公司需对外保密的档案资料，必须经总经理批准，办好登记手续后，方可查阅或借用；
　　3〉各种图集、书籍、文书档案由档案员办理查阅或借用手续；
　　4〉查阅档案资料只限所查范围，不得翻阅无关内容，对档案资料必须注意爱护，不得损坏，不得涂改、勾画、剪截和拆卷，更不准抽取或撕毁张页等。如发现上述情况，档案员有权立即制止，停止查阅；并按有关规定予以处理；
　　5〉对批准摘抄、复制和借出的档案资料，必须妥善保管，不准公布、翻印、转借和扩大阅读范周围；
　　6〉利用档案资料完毕后，要亲自送还，经审查无误注销查借手续。
　　5．档案鉴定销毁：
　　1〉按照国家标准，档案保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久指无限期保存；长期保存为16--50年；短期保存为15年以下；
　　2〉短期保管的档案，15 年期满后应组织鉴定小组进行复查，经领导批准后可以销毁；长期保存的档案满50年，经鉴定小组再次鉴定确无继续保存的必要，经领导和有关都门批准后方可销毁；
　　3〉对需要销毁的档案，要编造档案销毁清册，按照规定的标准手续进行销毁，销毁时必须有两人以上监销，监销完毕，监销人员要签字。
　　4〉档案资料保管期具体分类划分详见国家档案法或青岛市档案管理规定。

　　(十二)公司复印机使用制度：
　　1．复印文件资料耍办理登记审批手续，详填复印时间、标题、份数，经主管领导或办公室主任以及核稿人批准签字后方可复印，超过30份的原则上应打字印刷。
　　2．不得使用复印机复印绝密文件和个人材料，否则需公司领导批准。
　　3．复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。

　　(十三)公司打字管理制度：
　　l负责打印以公司名义发出的文件和公司领导同意印发的资料会议纪要等文件材料。
　　2．凡需打印的文件必须经核稿，领导签发及编号后，方可予以打印。
　　3．打印文件材料要办理登记手续。首先填好文印单，然后送公司或职能处室至领导以及核稿人签字后。有核稿人送打字室打印。
　　4．凡送打字室打印的文件、表格等，字迹要清楚，语句要通顺。
　　5．文件打印完毕，收稿人当面清点原稿中的正文部分及打印好的文件并签字，方可取走打印件。
　　6．打字室为机要部门，打字员要严守机密，做到不泄密，不失密，和打印无关的人员不能进入打印室。

　　(十四)公司的报刊、邮件、函电收发制度：
　　1．公司的公私报刊、外来邮件、外发公启、函电均由公司办公室负责收发。
　　2．公司各部门因公需外发函、电，经办人应到办公室审批或登记后可自行到邮局发，也可由办公室统一办理。
　　3．外来邮件一律经办公室签收分发。
　　4．凡挂号、书籍、包单、汇款单、货运单等由办公室及时通知收件人并办理签收手续。
　　5．一般公启函电和职员私人信件，由办公室每天收后及时送到各个部门或本人。
　　6．不论公私邮件办公室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。
　　7．报刊订购每年由办公室统一办理一次，各部门可自行根据需要书面申请，总经理批准到办公室办理。个人订购可由办公室办理。
　　8．报刊的收发均由办公室负责并及时分发到各部门或个人。需集中装订阅览的要做好管理工作。严禁个人私自拿走。

　　(十五)值班制度：
　　1．公司因工作需要，实行部门经理级轮流值班制，值班时应保持不漏岗、不退岗、按时交接班。
　　2．及时准确地传达上级指示、通知、重要信息和电话，能决定处理的事件立即办，否则及时向有关领导汇报。
　　3．负责处理和接待来访者，并及时处理突发事件，如匪警、匪盗、火警、水灾等事件。
　　4．应坚持记录值班日志。记载的内容应准确无误，实事求是。值班人应签名。

　　(十六)卫生管理制度：
　　1．办公室对办公楼内的卫生工作负全责，经常不定期的对各卫生区域的卫生责任人进行督促、检查，确保办公楼内的卫生状况始终保持整洁。
　　2．各卫生区域的责任人应对自己所管辖卫生区域尽到职责，经常督促检查，及时处理好出现的问题。
　　3．办公室对办公楼内的会议室、接待室、图纸会审室、教室和公用楼道、厕所的卫生负责，确保天天清扫，保证上述场所的卫生清洁状态。